5 manières de retrouver vos informations en quelques secondes dans Microsoft 365

Thibaud Hollender

22 déc. 2024 — 9 min read

Vous n'êtes pas seul. Selon un rapport souvent cité de McKinsey,

« les employés passent en moyenne 1,8 heure chaque jour à rechercher et à rassembler des informations. »

Cela représente 9,3 heures/semaine gaspillées pour rechercher des informations. Des millions d'heures sont consacrées à générer de l'information dont une grande partie reste inutilisée car les collaborateurs ne peuvent pas les trouver, et finissent par recréer ces mêmes informations.
Dans ces conditions, impossible de capitaliser sur la connaissance commune. En plus de la frustration générée, cela représente un coût énorme en productivité. Et cette tendance n'est pas près de s'arranger.

En effet, le volume de données produite dans nos organisations s'accroît de manière exponentielle. A cette surcharge s'ajoute la démultiplication des outils qui disperse l'information, les évolutions constantes d'interfaces, la nécessité croissante d'adaptation aux nouvelles fonctionnalités...
Heureusement, une nouvelle manière de retrouver l'information existe :

La Recherche

Les avancées technologiques des moteurs de recherche sur internet peuvent aujourd'hui bénéficier au contenu professionnel, notamment avec Microsoft Search.

Microsoft Search, la recherche unifiée dans toutes vos applications

Microsoft Search est un outil unifié qui permet de rechercher des informations à travers tous les services Microsoft 365. Il offre des capacités de recherche intelligente et personnalisée basées sur l'intelligence artificielle, fournissant des résultats personnalisés à chaque utilisateur.

Que vous recherchiez des personnes, des fichiers, des organigrammes, des sites ou des réponses à des questions courantes, Microsoft Search compile les résultats provenant de tout votre environnement Microsoft 365.

Des résultats en fonction du contexte :

Si le moteur de recherche est le même derrière chaque barre, il offre des résultats dans le contexte de l'application à partir de laquelle vous effectuez la recherche. Par exemple, lorsque vous recherchez dans Microsoft Outlook, vous trouvez des e-mails, et non des sites SharePoint. Lorsque vous recherchez dans SharePoint, vous trouvez des sites, des pages et des fichiers.

Des résultats en fonction de votre profil :

Quelle que soit l'application dans laquelle vous travaillez, Microsoft Search est personnalisé. Il se base sur les interactions de votre profil pour afficher des résultats pertinents pour chaque utilisateur. Chaque collaborateur peut voir des résultats différents, même s'ils recherchent les mêmes mots. Vous ne voyez que les résultats auxquels vous avez déjà accès, Microsoft Search ne modifie pas les autorisations.Alors comment accéder à ce super pouvoir ?
La barre de recherche Microsoft Search s'intègre à toutes vos applications Microsoft 365. Chaque application filtre automatiquement sur les données et fonctionnalités qui lui sont propres :

Retrouver des informations dans Teams

Teams devenant de plus en plus central dans notre collaboration, une grande partie des données sont échangées par ce biais. Et cela tombe bien car ses capacités de recherche sont ultra efficaces. Que vous recherchiez un message, une personne, un fichier ou tout autre information partagée dans Teams, il y a fort à parier que ses fonctionnalités de recherche vous permettent de les retrouver.
Il suffit de taper un mot ou un nom dans la barre de recherche pour afficher les résultats correspondants. Les résultats qui apparaissent reflètent vos interactions récentes et les résultats les plus pertinent en fonction de votre profil. Si cela n'est pas suffisant, l'utilisation des filtres peut s'avérer redoutable :

1. Rechercher des messages

Pour trouver un message spécifique (et éviter d'avoir à solliciter vos collègues 10 fois), recherchez dans vos messages en tapant un mot-clé dans la barre de recherche, puis sélectionnez Messages. Choisissez parmi les résultats pour voir le message. Si votre recherche n'est pas concluante, sélectionnez Voir tous les messages pour voir plus de résultats. Utilisez ensuite les filtres pour être encore plus efficace :

Par type : était ce une conversation ou un message dans un canal ?
Equipe et canaux : Peut-être vous rappelez vous dans quelle équipe a été posté ce message
De : Ou qui est son auteur ?
Date : Une vague idée de quand il a pu être publié ? Cette semaine, le mois dernier, il y a 1 an à la même période ?
Plus : le message vous mentionnait il ?

Astuce : Ayant connaissance de ces différents filtres, il devient intéressant d'adopter des bonnes pratiques de communication comme le fait de mettre les messages dans les canaux appropriés ou @mentionner les personnes concernées par exemple.

2. Rechercher des discussions individuelles ou de groupe

Tapez le nom de la personne dans la barre de recherche. Au-dessus des résultats, vous verrez l'option de filtrer davantage. Pour voir les messages individuels avec cette personne, ou les messages qui la mentionnent, sélectionnez Messages. Pour rechercher des discussions de groupe dans lesquelles elle se trouve, sélectionnez Discussions de groupe. Sélectionnez son nom pour accéder à la discussion et reprendre là où vous vous étiez arrêté.
Astuce : Pour trouver plus rapidement des conversations de groupe, donnez un nom à ces conversations. En plus de faciliter la recherche, cela aidera les participants à s'y retrouver.Illustration renommage conversation

3. Rechercher des équipes et des canaux

Tapez le nom de l'équipe ou du canal dans la barre de recherche. Sélectionnez Équipes et canaux, puis choisissez le résultat pour naviguer directement vers cette équipe ou ce canal.Si, en tant que chef de projet, manager ou communiquant vous prenez l'habitude de publier dans Teams des statuts réguliers sur vos sujets dans un canal Teams approprié, alors retrouver cette information devient un jeu d'enfant pour vos collègues.
Astuce : Epingler les canaux Teams qui vont sont le plus utiles au quotidien pour les avoir à portée de main.

4. Rechercher des fichiers

Localisez un fichier en tapant son nom ou un mot-clé. Sélectionnez Fichiers, puis choisissez le fichier dans les résultats.Vous pouvez également rechercher en tapant le mot-clé dans la barre de recherche et en appuyant sur Entrée. Sélectionnez Fichiers pour voir les pièces jointes ou affiner davantage les résultats.Microsoft Search est aussi capable de retrouver un fichier uniquement à partir d'une phrase contenue dans le corps de ce fichier.
Astuce : Utilisez les filtres de dates pour avoir la dernière version d'un fichier, ou à l'inverse une version d'une période donnée.

Rechercher dans la conversation ou l'équipe actuelle avec Ctrl+F

Appuyez sur Ctrl+F pour rechercher des messages dans la discussion ou le canal Teams dans lequel vous vous trouvez actuellement.

Allez à l'endroit que vous souhaitez rechercher—par exemple, une discussion récente ou le canal Général au sein d'une équipe.
Appuyez sur Ctrl+F, tapez votre terme de recherche, puis sélectionnez Aller

Vos résultats apparaissent à droite, dans Rechercher dans la discussion.

Choisissez parmi les résultats disponibles pour accéder à son emplacement.

Retrouver des informations dans Outlook

Même si nos boîtes mail ne devraient pas être un endroit de stockage de l'information, mais de transit, il est en réalité très fréquent d'avoir à retrouver des informations dans Outlook.
La zone de recherche d’Outlook est un outil puissant pour vous aider à trouver des messages, des contacts, des tâches et des entrées de calendrier.
Vous pouvez taper un certain nombre d’expressions dans la zone de recherche en haut de la fenêtre Outlook. Outre la recherche de mots et d’expressions différents, vous pouvez utiliser différents opérateurs et mots clés pour affiner vos résultats de recherche.Utiliser un système de dossiers pour retrouver des e-mails est particulièrement inefficace : il devient très compliqué de maintenir ce système à mesure que le flux d'e-mails augmente, et cela ne facilite pas la recherche pour autant. La recherche Outlook en revanche est extrêmement efficace pour retrouver tous les e-mails que vous avez archivé.Pour commencer votre recherche, cliquez sur la zone de recherche en haut de la fenêtre Outlook. Vous verrez immédiatement suggestions de recherches. Ces suggestions sont basées sur votre recherche et votre historique des messages.
Illustration recherche Outlook

Retrouver des fichiers dans OneDrive

OneDrive est une solution de stockage en ligne personnel permettant de stocker, partager et accéder à des documents depuis le cloud. L'un des principaux avantages de OneDrive est la facilité d'accès et de partage des ressources stockées. Une fois vos documents sauvegardés dans OneDrive, ils deviennent accessibles en tout lieu et à tout moment, simplifiant ainsi la gestion de vos fichiers.En cela, OneDrive constitue une bonne option pour désencombrer vos boîtes mail. Avec cet un espace dédié pour le stockage de fichiers, on évite l'accumulation de pièces jointes volumineuses dans nos boîtes mails.En utilisant OneDrive, vous pouvez non seulement organiser et partager facilement vos documents, mais aussi les retrouver efficacement grâce à ses fonctionnalités de recherche avancée :

Pour bénéficier, de toute la puissance de recherche, accédez à OneDrive en ligne. Pour cela, clic droit sur votre dossier OneDrive puis "accéder en ligne"

Screen

Vos fichiers récents apparaissent, avec la possibilité de les filtrer par type, par personne ou par nom grâce à la barre de recherche.

Screen

Des fichiers partagés par vous ou qui vous ont été partagés.

Screen

Tous les fichiers partagés par une personne spécifique.

Screen

Les fichiers partagés durant une réunion (passé ou à venir).

ScreenDans quel cas utiliser la recherche OneDrive ?OneDrive étant un espace de stockage personnel, je l'utilise pour rechercher des ressources qui m'ont spécifiquement été partagées, ou que j'ai moi-même enregistré.

Rechercher dans SharePoint

Contrairement à OneDrive, qui est principalement conçu comme un espace de stockage personnel pour les documents, SharePoint se distingue par sa capacité à gérer de l'information à l'échelle d'une équipe, voire de l'entreprise.Les sites d'équipe, les documents hébergés dans les équipes Teams, les intranets etc ... sont autant de ressources retrouvables depuis la barre de recherche SharePoint.Grâce à ses fonctionnalités avancées de recherche et de métadonnées, SharePoint permet de retrouver rapidement vos ressources où qu'elles se trouvent.

Optimisez votre recherche dans SharePoint

Rechercher dans l'organisation ou dans un site

Organiser en sites, bibliothèques et dossiers, il est important de noter que la recherche SharePoint dépend de là ou vous vous trouvez :Depuis la page d'accueil -> Vous recherchez dans tous les sites SharePoint de l'organisation auxquels vous avez accès.Depuis une bibliothèque de documents -> Vous recherchez dans la bibliothèque en question.
Pour rechercher des ressources de l'organisation, rendez-vous sur la page d'accueil de SharePoint (en sélectionnant son logo depuis le lanceur d'applications office.com par exemple)

2. Utilisez des mots-clés précisSharePoint indexe le contenu des documents, leurs titres et leurs métadonnées. Pour obtenir les meilleurs résultats, privilégiez des mots-clés spécifiques liés au contenu ou au projet que vous cherchez.Exemple : Si vous recherchez un rapport financier, tapez le titre probable du fichier ou un terme unique utilisé dans le document.
3. Filtrez vos résultatsPour affiner vos recherches, utilisez les filtres disponibles :

Date de modification : Pratique pour trouver des documents récents ou d'une période donnée.
Auteur : Idéal si vous connaissez le créateur du document.
Type de fichier : Limitez votre recherche aux formats comme PDF, Excel ou Word.

Ces options vous permettent de réduire les résultats inutiles et de localiser rapidement ce dont vous avez besoin.
Astuce : Utilisez des opérateurs pour préciser d'avantage votre recherche. Les opérateurs sont des mots clés permettant de modifier la rechercher afin de la préciser. Quelques exemples utiles :

AND permet de trouver les fichiers contenant les deux termes

ex: budget AND prévisionnel : Toutes les ressources contenant à la fois "budget" et "prévisionnel"

NOT permet d'exlure des mots de la recherche

rapport NOT 2022 : Exclut les documents contenant 2022.

" " Les guillemets permettent de rechercher une correspondance exacte sur un mot ou une phrase

"Rapport prévisionnel 2022" : Renvoie les résultats comportant exactement ces mots dans le titre ou leur corps.

* permet d'obtenir tous les mots avec un préfixe correspondant.

*serv: renvoie tous les documents qui commencent par ces 4 lettres (serveur, service ...)
Les métadonnées (projet, département, année, etc.) sont essentielles pour organiser les fichiers et faciliter leur recherche. Lorsque vous effectuez une recherche, incluez ces champs pour des résultats plus pertinents.Si vous effectuez souvent les mêmes recherches, pensez à les enregistrer. Cela vous permet de gagner du temps en accédant directement à des résultats actualisés pour une requête donnée.
Illustration recherche sharepoint

Bing la recherche boostée à l'IA

Bing Search, c'est la super barre de recherche boostée à l'IA qui apparaît par défaut lorsque vous ouvrez une nouvelle page sur votre navigateur Edge.En plus de ses fonctionnalités avancées de moteur de recherche web Bing Search permet, grâce à son intégration à l'écosystème Microsoft 365, d'obtenir des résultats provenant à la fois du web et des données internes à l'entreprise.Que peut-on rechercher avec Bing Search ?A la différence des barres de recherche intégrées dans les applications M365, la barre de recherche Bing n'est pas dépendante d'un contexte.Elle recherche tout, partout (dans la limite de vos droits d'accès).Elle permet de requêter n'importe quel type de données comme des documents, des e-mails, des contacts et des événements de calendrier, tout en unifiant les résultats.Grâce à l’intelligence artificielle, Bing Search comprend le contexte des requêtes pour fournir des résultats plus pertinents. Par exemple, une recherche sur un projet spécifique peut afficher des documents, des emails et des conversations Teams liés à ce projet.En accédant à son onglet "Travail", Bing permet une recherche globale, unifiée avec de nombreuses possibilités de filtrage.Astuce : en recherchant une personne de votre organisation, vous d'un coup d'oeil voir les derniers documents partagés avec vous sur lesquels elle a travaillé, et même voir les disponibilités de son emploi du temps en un clin d'oeil.
En résumé, Bing Search dans Microsoft 365 est un outil essentiel pour les organisations modernes. Il centralise et simplifie la recherche d'informations, augmentant ainsi l'efficacité et la productivité des employés tout en garantissant la sécurité des données.

Microsoft Search permet de mettre en évidence des ressources fréquemment utilisées grâce à des signets et des réponses suggérées. Ces fonctionnalités personnalisées aident les utilisateurs à accéder rapidement aux informations critiques.
Conclusion : Le changement de paradigme apporté par la recherche dans Microsoft 365Les outils de recherche dans Microsoft 365 ont un impact significatif sur la productivité et l'efficacité des entreprises. L'intégration de ces outils permet d'améliorer la collaboration et de réduire le temps de recherche, ce qui se traduit par des gains de temps et des réductions de coûts.Perspectives pour la recherche de documents dans les environnements professionnels