Accomplir ses tâches avec Microsoft To-Do et la méthode [COPA 4/4 ]

Ça y est, vous y êtes. C’est LE moment. Tous vos efforts pour mettre en place une organisation digitale se cristallisent en un seul instant. C'est le moment de devenir efficace.

Un instant qui va changer votre monde parce ce que vous allez produire quelque chose d’important.

Alors vous vous lancez. Vous vérifiez vos mails une dernière fois. Répondez rapidement à une question. Un autre mail qui parle d’un article crucial pour votre travail, ce serait bête de passer à côté.
Peut-être faudrait-il le partager rapidement sur LinkedIn.
Ah tiens vous avec des notifications…
Et ce collègue qui ne trouve pas le document que je lui ai partagé. Vous n’avez pas une réunion tout à l’heure d’ailleurs ?

2 heures plus tard vous n’avez pas avancé d’un iota et êtes incapable de dire ou ce temps est passé.

2 heures de perdues qui auraient pu faire une vraie différence.

2 heures que vous avez données à d’autres. Pour rien. Avant d’être à nouveau happé par les responsabilités et les sollicitations.

Ce sentiment vous paraît familier ?

La plupart des ouvriers du l’information ont perdu la capacité de travailler en profondeur.

C’est ça la réalité de la transformation digitale.

Le travaille en profondeur, ou Deep Work selon Cal Newport (1) sont des périodes de temps prolongées ou l’on peut se concentrer sur un même sujet. C’est cela qui créé fondamentalement de la valeur.

Pourtant avec les outils digitaux, c’est l’interaction continue qui est encouragée. Et ce, forcément au détriment du travail en profondeur.

Les deux étant évidemment incompatibles pour devenir efficace, des choix s’imposent.

Parce qu’entre nous, si vous passez votre journée en réunion ou à répondre à des mails, Teams, WhatsApp… À quel moment vous faite votre travail ?

Vous savez, celui qui crée de la valeur ?

La bonne nouvelle, c’est que si vous avez suivi les étapes précédentes de la méthode COPA, vous avez :

1) Centralisé toutes vos tâches en un même endroit

2) Organisé ces tâches en projets en leur donnant du contexte

3) Priorisé en fonction de l’importance de chacune et  Planifié en prenant en compte plusieurs critères

Vous savez donc exactement quoi faire pour devenir efficace. Cependant cela ne peut fonctionner que si vous vous engagez réellement à aller jusqu’au bout. Mettre en place le système COPA est une perte de temps sans ce contrat avec vous même que vous allez prendre ces 2 prochaines heures.

La route vers la réalisation de vos projets est semée d’embûches. Maintenant que vous avez un plan d’attaque, il vous faut désormais tout faire pour optimiser sa mise en exécution.

Concrètement, contre qui on se bat pour devenir efficace ?

Nos ennemis principaux sont tout ce qui atteint notre concentration. Et ils sont redoutables :

"Si tu connais l'ennemi et que tu te connais toi-même, tu n'as pas à craindre le résultat de cent batailles." - Sun Tzu

Ennemie numéro 1 : Les sollicitations extérieures

Entre notifications digitales et sollicitations physiques, il relève parfois du miracle de pouvoir avancer sur ses tâches.

Nous recevons en moyenne 80 notifications par jour (2). Chacune de ces interruptions, sans même les consulter nous demande en moyenne 64 secondes pour revenir à notre niveau d’attention initial (3)

Et cela sans parler des fameux “t’as 2 minutes ? ” qui se transforment en 20 minutes.

“Se concentrer” ne va pas de soit. Il faut d’abord mettre en place le contexte adéquat.

En ayant suivi la méthode COPPA, vous devriez avoir un rendez-vous de 2 heures dans votre calendrier Outlook.

Vérifiez bien que le statut de la réunion soit bien en “Occupé”

Mais ce que je vous conseille : Fermez tout simplement Outlook ou activez le mode hors ligne, pareil pour Teams, et toutes les applications générant des notifications

Ennemi numéro 2 : Le multitasking

Le truc avec le fait de jongler entre plusieurs tâches en même temps, c’est que cela nous donne l’impression d’être hyper efficace…

La réalité c’est qu’en moyenne, il nous fait perdre 40% de notre efficacité (4)

Le risque, passer son temps à jongler entre les tâches superficielles sans entrer suffisamment en profondeur pour délivrer un travail efficace et de qualité.

Une tâche complexe nécessite forcément de s’y concentrer suffisamment longtemps, et sur rien d’autre. Chaque interruption nous coûte en capacité de concentration.

Pendant ces 2 heures, on se concentre sur UNE SEULE TACHE.

 Ennemi numéro 3 : La baisse de concentration

L’attention est comme un muscle. Elle décroît au fur et à mesure qu’on la sollicite. Et comme un muscle, sa capacité globale s’accroît lorsqu’on la sollicite de manière répétée.

Une bonne gestion de notre concentration est donc cruciale pour ne pas “se cramer”.

Car effectivement si notre capacité d’attention tombe sous un certain seuil, il devient très difficile de la régénérer.

Le risque : Cramer tout son stock d’attention et ne plus pouvoir rien sortir de son ciboulot

Et comment muscler sa concentration ? Comme à la salle de sport. Des séries et des pauses.

Ennemie numéro 4 : La procrastination

Manque de motivation, peur de l’échec, difficulté à se concentrer, ne pas savoir par ou commencer… Les excuses nous permettant de remettre une tâche à plus tard sont légion.

Le problème, c’est que la procrastination à non seulement un impact sur notre productivité et donc nos objectifs, mais aussi sur notre santé mentale.

En effet, il a été prouvé La procrastination est associée à des niveaux plus élevés de stress, d’anxiété, de dépression, ainsi qu’à une faible satisfaction dans la vie (5).

Voilà voilà.

Une autre forme plus évoluée est la “procrastination intelligente”. Cela consiste à ne pas réaliser une tâche important au profit d’une autre tâche moins importante.

Je suis un champion de celle-là.

Nettoyer mon inbox, ranger mes dossiers, revoir intégralement mon système d’organisation…

Elle est plus fourbe car on a l’impression d’être productif, mais cela demeure un mécanisme d’évitement menant au même résultat.

Le plan d’attaque pour devenir efficace :

La solution est presque déjà implémentée si vous avez suivi la méthode COPA :

1) Un projet identifié

2) Une tâche identifiée

3) Un objectif identifié (encore mieux avec un objectif SMART)

4) Un créneau défini

5) Faire un pacte avec soi-même en se jurant que pendant les 2 prochaines heures, vous aurez le choix entre bosser sur le sujet identifié ou ne rien faire. Rien.

(Notre cerveau n’aime pas travailler, mais il y a une chose qu’il déteste encore plus, c’est l’ennui (6) )

On passe à l’action !!

Après avoir suivi la méthode COPA jusqu’ici, à savoir :

• Centraliser toutes vos tâches en un même endroit
• Organiser ces tâches en projets en leur donnant du contexte
• Prioriser en fonction de l’importance de chacune
• Planifier en prenant en compte plusieurs critères

Les armes du ninja pour devenir efficace : COPA et POMODORO

La technique POMODORO

La technique a été "inventée" au début des années 1990 par un développeur, entrepreneur et auteur, Francesco Cirillo.

Cirillo a remarqué que lorsque nous sommes confrontés à de grandes tâches ou à une série de travaux, nous sommes capables d'être les plus efficaces si nous divisons le travail en courtes périodes chronométrées (appelées "Pomodoros") qui sont espacées par de courtes pauses.

Concrètement, on prévoit un bloc de 2 heures, que l'on découpe en périodes de travail de 25 minutes avec des pauses intermittentes de 5 minutes.

Cela aurait un impact significatif sur la motivation, la créativité et l'efficacité.

Mais encore mieux, si vous êtes sur Windows, ouvrez l'application "horloge". Vous avez un menu "Sessions de concentration" qui se base exactement sur cette technique.

Et LE détail qui tue → Il intègre directement To-Do et Spotify dans l’interface 😲

1) Sélectionnez le temps de votre pomodoro

2) Sélectionnez la tâche dans To-do

3) Mettez votre meilleure playlist Spotify pour bosser

4) Lancez votre session

Vous pouvez même définir un objectif et suivre le nombre de sessions que vous réalisez

Prêts à passer à l’action ? !

Copier coller les étapes qui suivent dans un évènement Outlook appelé "POMO" que vous pourrez reconsulter au besoin :

1) Choisir dans To-Do la tâche avec la plus forte valeur ajoutée (pas nécessairement la plus urgente).
L’avantage, c’est qu’avec le contexte, vous avez tous les éléments pour commencer right now !

2) Dans votre calendrier Outlook, si votre tâche comporte une échéance, il vous suffit de la glisser déposer sur le créneau souhaité. Veillez à bien faire en sorte que l’évènement soit noté “Occupé”

3) Coupez Outlook ou le mettre en hors connexion s’il est nécessaire à mon travail, pareil pour Teams

4) Lancer une “session de concentration” dans l’application horloge (et votre meilleure playlist Spotify).

5) A chaque pause, bouger et boire de l’eau

6) Faire un pacte avec soi-même que sous AUCUN PRETEXTE vous ne vous laisserez faire autre chose pendant le créneau dédié.

(Vous pouvez vous cracher dans la main pour jurer si cela peut vous aider. Je déconseille les pactes de sang, ça a tendance à en mettre partout)

Conclusion

L’heure est venue chers ouvriers de la connaissance, de reprendre le contrôle sur votre concentration et votre productivité et de devenir efficace.

Avec un peu de volonté et surtout un système et des outils adaptés, il est devient possible d’optimiser notre usage du temps comme jamais auparavant.

La méthode COPA, c’est la potion magique qui vous protège contre ces perturbations qui vous empêchent d’avancer efficacement sur vos projets.

Laissez-vous le temps de mettre en place cette habitude. Choisissez un projet en particulier et appliquez point par point la méthode COPPA, vous serez bluffé du résultat et ne pourrez plus revenir en arrière.

Sources :

(1) Deepwork - Cal Newport

(2) Energy Efficient Scheduling for Mobile Push Notifications Utku Günay Acer, Afra Mashhadi, Claudio Forlivesi, Fahim KawsarBell Laboratories, Alcatel-Lucent • August 2015

(3) ACKSON, T., DAWSON, R., WILSON, D., 2002. Case study: evaluating the effect of email interruptions within the workplace

(4) American Psychological Association, March 20, 2006

(5) Le Bouc, R., Pessiglione, M. A neuro-computational account of procrastination behavior. Nat Commun 13, 5639 (2022)

(6) Bench, S., & Lench, H. (2013). On the Function of Boredom. Behavioral Sciences, 3, 459 - 472.