Méthode COPA: Le guide utlime pour créer son système de productivité avec Microsoft 365
La gestion de l’information est devenue un vrai casse-tête pour beaucoup d’entre nous ! (Je vous vois, vous qui avez des Post-ITs collés à vos écrans !)
Je vous propose de mettre fin à ce chaos aujourd’hui en mettant en place le système de gestion de tâches COPA.
Plus il y a de sources et plus il y a d’outils, plus cela devient compliqué. Heureusement, il existe une méthode secrète. Une méthode utilisée par les ninjas du digital pour surfer sur le tsunami d’information qui leur parvient et se concentrer sur ce qui compte. Un système de gestion de tâches à la fois universel et interconnecté qui réduit la charge mentale avec une simplicité déconcertante.
- Où centraliser mes tâches ?
- Sur quoi dois-je travailler en priorité ?
- Suis-je sûr de ne rien oublier ?
- Comment jongler entre les tâches d’un projet et mes tâches personnelles ?
- Comment en assurer le suivi ?
- Comment optimiser la gestion de mon temps ?
- Comment puis-je ajouter une nouvelle tâche qu’importe le moment, le lieu ou l’appareil que j’ai sur moi ?
- Comment mes tâches doivent elles s’intégrer à mon calendrier ? À mes e-mails ? À mes plateformes de collaboration ?
- Comment avoir à la fois une vue macro sur mes tâches en cours et tout le détail d’une tâche ? …
Une réponse à toutes ces questions : la méthode COPA
(Comme le jambon, oui. Mais ça n’a rien à voir)
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Pourquoi est-il devenu indispensable d’avoir un système de gestion de tâches ?
1) Un volume d’information croissant, difficilement traitable
Dans un monde hyperconnecté, il est de plus en plus difficile de faire face à la surcharge d’informations et de tâches à gérer. Les chiffres parlent d’eux-mêmes, en moyenne, on reçoit environ par jour :
• 121 e-mails*
• 63,5 notifications**
Sans compter les messages, appels et autres sollicitations numériques qui s’accumulent sur nos smartphones et ordinateurs.
Le volume d’informations (qui double en moyenne tous les deux ans !***) traitées par les humains augmente plus rapidement que nos capacités de traitement cognitif. Ce qui peut entraîner du stress, de l’anxiété et de la confusion dans la gestion de nos tâches. Ajoutez à cela les tâches quotidiennes, les projets professionnels et personnels, et les multiples responsabilités qui ne cessent de s’ajouter à notre To-do liste et ça devient vite le bordel.
2) Une information dispersée et trop d’outils
En plus du volume d’information exponentiel, un autre problème se pose : La dispersion de l’information. En effet, selon une étude de McKinsey****, 60% du temps d’un travailleur de la connaissance est passé à rechercher de l’information. On ajoute toujours plus d’outils, de complexité, d’espaces de stockage, d’applications, sans jamais simplifier, rationaliser ou réduire…
Cette étude de RescueTime** illustre parfaitement cette dérive : la centaine de milliers d’utilisateurs analysée utilise en moyenne 56 applications et sites web différents. Parallèlement, l’étude menée par Lecko***** montre que l’augmentation de l’utilisation des outils de collaboration n’a pas remplacé l’e-mail, mais s’y est seulement ajoutée…
On ajoute de nouveaux outils sensés nous faire gagner du temps, mais la réalité est que nous ne faisons qu’empiler les solutions.
Résultat : Accumuler de l’information et des tâches que nos cerveaux ne peuvent plus traiter sur une période prolongée, entraîne tôt ou tard un syndrome de débordement cognitif. Sans système, l’information est fractionnée, notre productivité fait de la plongée sous-marine, on s’éloigne de ses objectifs, on ressent un sentiment de surcharge. En bref, on a l’impression de pédaler dans la semoule.
Et bien qu’à cela ne tienne ! Laissez moi vous présenter la méthode C.O.P.P.A
C.O.P.A, le système de gestion de tâches
D’où vient cette méthode ?
La méthode C.O.P.A réside dans la mise en place d’un système qui va centraliser l’information et la rendre actionnable le plus efficacement possible.
Elle est le fruit de 8 années d’observation, de coaching et de formation de plus de 600 cadres dirigeants du CAC 40 et de porteurs de projets et chefs d’entreprise cherchant à simplifier le fonctionnement de leur gestion de tâches dans un monde toujours plus complexe.
Cette méthode s’inspire des grandes théories de gestion du temps (Pomodoro, Matrice d’Eisenhower, 10k Matrice…) de gestion de tâches (Getting Things Done, Zen to Done, Eat the Frog, Ivy Lee) ainsi que de méthode de gestion de projets (méthode Agile, SCRUM…).
Quels sont les objectifs d’un système de gestion de tâches ?
Les gains de productivité sont multiples : à travers une meilleure allocation du temps, une meilleure gestion des priorités, un meilleur suivi, et un gain de temps énorme lié à une meilleure organisation des ressources, c’est surtout une clarté mentale et la possibilité de prendre de la hauteur sur nos actions du quotidien que ce système permet. Et surtout avoir ce sentiment que tout est sous contrôle.
Cette méthode se veut universelle et agnostique. Elle fonctionne avec n’importe quel outil et peut être intégrée à des plateformes de collaboration même si elle fonctionne particulièrement bien avec la suite Microsoft 365. Elle a été pensée pour réduire un maximum la friction entre chaque étape et finalement faire en sorte que vous passiez le moins de temps possible à la gestion de vos tâches et vous focaliser sur leur réalisation.
Mais alors ça veut dire quoi C.O.P.A ?!
Le système COPA est une solution simple et efficace. Son but est de gérer le volume d’informations numériques que nous devons traiter quotidiennement.
Elle consiste en 5 étapes clés : 1) Capturer, 2) Organiser, 3) Planifier et 4) Accomplir. Toutes les étapes sont interconnectées. Elles peuvent être mises en place indépendamment de la suivante, mais en respectant l’ordre. Dans les grandes lignes, ça donne ça :
1) Capturer
S’il ne fallait en garder qu’une ce serait celle-ci. La première étape consiste à créer notre “inbox”. Ce lieu unique où se consolident toutes les actions et informations. Qu’il s’agisse d’un e-mail, d’un document, d’une note, de votre boss qui vient vous crier dessus ou simplement de votre cerveau, il FAUT un endroit UNIQUE qui agrège toutes ces informations. Dans l’exemple, nous utiliserons Microsoft To-Do, parce que c’est un super outil, très simple et que son intégration dans les autres briques du système dans M365 est vraiment très poussé.
2) Organiser
Deuxième étape, organiser toutes ces infos pour avoir une vue fidèle et toujours à jour de mes projets et des tâches qui les composent. C’est également là que l’on ajoute le contexte : toutes les informations nécessaires à la réalisation de la tâche donnée. En mettant en place les petits tips d’organisation visuelle que je vous partagerai, vous verrez, c’est après cette étape qu’on commence à se sentir mieux.
Toutes les tâches ne se valent pas. Et pour ne pas céder à la tentation d’entendre le petit “ding” de votre appli de To-do, il faut déterminer quelles tâches ont le plus de valeur ajoutée. Quelles tâches sont les plus urgentes, lesquelles sont à faire dans la semaine… Nous mettrons en place ici un système qui nous permettra facilement d’appliquer ces “tags” et ainsi nous concentrer sur ce qui importe.
3) Planifier
Une fois toutes les tâches au même endroit, organiser et prioriser, il faut s’assurer que les tâches importantes vont bénéficier de l’allocation en temps qu’elles méritent. La planification est une étape souvent sous-cotée. Or elle fait une différence énorme dans la réalisation des objectifs. Nous verrons comment sécuriser les créneaux de la manière la plus fluide et la plus adaptée en fonction des différentes tâches.
4) Accomplir
Enfin vient le temps béni d’avancer sur ce qui compte. Dans cette étape, nous verrons toutes les méthodes pour nous mettre dans de bonnes conditions et optimiser la réalisation des tâches. Aussi bien au niveau cognitif que digital. C’est également ici que nous mettrons en place les petits rituels qui permettront de maintenir ce système très simplement. Cette dernière étape finira le pas de géant de votre organisation personnelle et rendra votre système redoutable !
Et si vous souhaitez en parler de vive voix : réserver un RDV gratuit
Sources :
*THE RADICATI GROUP, INC. A TECHNOLOGY MARKET RESEARCH FIRM Email Statistics Report, 2014-2018
** Rescue Time, Productivity in 2017: What we learned from analyzing 225 million hours of work time
***** LECKO, l’état de l’art de la transformation interne des organisations, 2023
![Accomplir ses tâches avec Microsoft To-Do et la méthode [COPA 4/4 ]](https://images.unsplash.com/photo-1504805572947-34fad45aed93?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=M3wxMTc3M3wwfDF8c2VhcmNofDl8fGRvJTIwaXR8ZW58MHx8fHwxNzM0MzcyOTg1fDA&ixlib=rb-4.0.3&q=80&w=600)
