Gestion des e-mails: Reprendre le contrôle en 15 minutes chrono

Thibaud Hollender

08 oct. 2024 — 7 min read

Je me permets une question intime d’entrée de jeu :

Combien d’e-mails non lus avez vous dans votre boîte de réception ? Pire, combien d’e-mails tout court ?

Si un léger rougissement vous monte aux joues à la vue de ce chiffre, n’ayez crainte, ce n’est pas de votre faute. C’est juste que vous n’avez pas (encore) de méthode de gestion des e-mails.

Le volume d’e-mails échangé est devenu insensé. Si bien qu’on serait tenté de simplement dire adieu à Outlook. Oui mais voilà, si certains sont des trous noirs à productivité (la plupart), d’autres peuvent être de précieuses opportunités ou ressources.

Comment faire la différence ? Suivez le guide :

Avoir une adresse mail c’est permettre au monde entier de pouvoir remplir sa boîte de réception avec plein de types d’e-mails différents. Jusque-là, ce n’est pas si terrible, avoir un endroit ou centraliser toutes les sollicitations du monde ce n’est pas si bête. Mais si vous êtes dans la moyenne des cadres français :

💡 Vous perdez en moyenne 2 heures par jour à la gestion de vos e-mails.*

La méthode Digital Ninja, inspirée d’un peu de GTD de David Allen, de 1 touch to 0 inbox de Tiago Forte et de 5 ans de coaching de cadres dirigeants du CAC 40 me permet de mener une carrière de free-lance et de chef de projet en ne passant pas plus de 30 minutes par jour sur ma boîte mail.

Oui, je ne passe jamais plus de 30 minutes par jour à traiter mes mails. Mon secret ? 4 règles d’or :

1) Ne pas faire de dossiers

2) Distinguer le prioritaire du moins prioritaire

3) Ne garder aucun message dans ma boîte de réception

4) Ne jamais toucher un e-mail plus d’une fois

🧹Avant de commencer la gestion de vos e-mails, faites le ménage !

Avant même d’appliquer quelconque méthode de gestion de vos e-mails, il faut stopper le tsunami d’informations inutiles qui arrivent dans votre boîte mail. Pour cela vous devez

1. Se désabonner des communications inutiles. 2 manières :

Taper “se désabonner” dans la barre de recherche de votre boîte mail et cliquez sur tous les liens de désabonnement

Utiliser un nettoyeur de boîtes mails (comme cleanfox par exemple) qui fera le job en quelques secondes (petit point d’attention sur la gestion des données de ce genre d’outil qui est assez changeante)

2. Faire en sorte que tous vos mails arrivent dans votre boîte de réception #centralisation

🙅🏻‍♂️ Ne pas faire de dossiers

💡 Classer ses e-mails est 50% moins efficace qu’utiliser la recherche et des filtres pour retrouver une information*

Les travailleurs de la connaissance, particulièrement les cadres d’entreprise, se sont au fil des années transformés en aficionados de l’e-mail. Ils ont mis en place des structures, des systèmes, des machines à gaz pour gérer leur inbox.

Je vais être direct : Classer vos e-mails dans des dossiers ne sert à rien. Voilà, c’est dit.
Et si vous ne me croyez pas, vous n’avez cas demander à Steve, Tara, Julian et John de l’équipe d’IBM research qui a planché sur le sujet.

Archiver vos e-mails et passez par la recherche pour les retrouver.

Utilisez les filtres de recherche pour être hyper efficace. Veillez à bien rechercher dans “Tous les dossiers”.

👉🏻 Le fait d’Archiver vos mails les déplace automatiquement vers le dossier archive, restant trouvables via la recherche.

Next !

🚦Distinguer le prioritaire du moins prioritaire

💡 60% des e-mails reçues n’apportent pas de valeur ajoutée**

Une fois tous vos mails arrivant dans votre boîte de réception, il est indispensable de diviser le flux d’information entre ce qui est Prioritaire du Moins Prioritaire. (Moins prioritaire ne signifie pas inutile, les mails inutiles ne devraient même pas arriver jusqu’à votre boîte mail.)

4. Créer un seul et unique dossier “Moins prioritaire” (ou P2)

Ce dossier réceptionnera tous les e-mails issus des règles (cf. point 5) n’apportant pas de valeur ajoutée (notifications, acceptations de réunion, réponses automatiques, e-mails de comm interne…). Ils représentent en moyenne 60% du volume de nos e-mails reçu.

5. Mettre en place les règles qui redirigeront les e-mails moins importants vers notre P2,

Soit en faisant clic droit sur n’importe quel e-mail > règle > toujours déplacer les mails de … vers P2.
Soit en créant des règles de toute pièce (exemple : tous les messages qui sont une réponse automatique > dans P2)

6. Déplacer vos centaines (milliers ?) de mails actuellement dans votre boîte de réception vers le dossier P2, puis manuellement replacer les messages importants dans votre boîte principale.

Voilà, vous avez une dizaine d’e-mails dans votre boîte de réception, vous êtes prêt à réellement gagner du temps !

0️⃣ Aucun message ne reste dans ma boîte de réception

Imaginez, en vous levant le matin, vous consultez votre boîte aux lettres (la “vraie”, celle ou vous recevez du papier dedans).

Une facture EDF impayée, un magazine de tuning, la dernière version du contrat qui fera de vous un.e millionnaire. Vous scrutez rapidement le contenu, et vous remettez tout où vous l’avez trouvé…

Cela n’a aucun sens !

Et bien garder 2833 e-mails dans son inbox non plus ! Et croyez moi, il est beaucoup plus simple de maintenir une boîte de réception à 0 qu’à 2833 mails.

Traiter ses e-mails, c’est mettre l’information à la bonne place. A savoir, votre calendrier, votre to-do, un espace documentaire ou en archive POINT BARRE.

👇🏻 TOQUFO : Ne toucher chaque e-mail qu’une seule fois

Une fois sa boîte mail dénudée de son superflu, l’objectif est de ne l’ouvrir que 2x fois par jour et de traiter TOUS les e-mails qui s’y trouvent ne les touchant q’UNE SEULE FOIS. Traiter un e-mail ce n’est pas réaliser l’action qu’il contient, c’est mettre l’information au bon endroit :

Pour les e-mails reçus dans “P2” un simple survol de l’objet suivi d’un CTRL + A → Archiver suffit généralement à traiter 60% des mails reçus en quelques secondes.
Pour les mails reçus dans la boîte de réception, uniquement 6 actions sont possibles :
1. Une info dont vous voulez garder une trace → archiver

Un mail qui nécessite une réponse / transfère → répondre et archiver

Un mail qui nécessite un créneau horaire → ajouter au calendrier

Un mail qui comporte une tâche à faire → transformer en tâche dans ma to-do

Une ressource utile -> sauvegarder dans un emplacement adéquat

Du contenu à lire plus tard (🚽?)→ envoyer dans une app ou un dossier “read later”

🥷 Pro tip : pour aller encore plus vite, utilisez des raccourcis claviers pour chacune de ces actions et vous deviendrez le Flash Gordon de la gestion de mails

DEL
CTRL + R / CTRL + F puis DEL
CTRL + ALT + R
fn + E

🤝🏻 Revoir sa relation avec la gestion des e-mails

En appliquant cette méthode de gestion des e-mails, vous arriverez à diminuer le temps de traitement pour un volume égal. L’enjeu est ensuite est de diminuer le volume total d’e-mails et de changer notre relation avec cette boîte de réception constamment ouverte attendant le prochain e-mail. Pour cela quelques pistes à explorer :

Utiliser des outils collaboratifs !! Je peux vous aider pour cela
Prévoir des plages horaires définies de traitement des mails
Réduire sa réactivité: un e-mail est asynchrone, il ne nécessite pas de réponse immédiate
Envoyer mieux pour recevoir moins : parfois un coup de téléphone peut faire économiser des dizaines de messages. D’autres fois, envoyer un Findtime ou Doodle pour choisir un créneau de réunion également
Abolir les mails au sein d’une même équipe : adopter plutôt les plateformes de collaboration comme Teams ou Slack
Prendre conscience qu’envoyer une info c’est créer une charge pour le destinataire. Demandez-vous systématiquement si les destinataires de votre e-mail sont pertinents

L’e-mail est très souvent décrié aujourd’hui de par sa sur-utilisation.
A juste titre car il a un réel coût pour les organisations et les individus. Cependant, en remettant la boîte de réception à sa place, elle peut réellement nous faire gagner du temps. Alors ouvre ta boîte mail en chantier et suis les étapes pas-à-pas.

Ou mieux, regarde le tuto ci-dessous et mets en place ce système avec moi au fil de la vidéo :