L’infobésité: le vrai problème derrière les e-mails
On me prend souvent pour un extrémiste anti-email (ce qui est probablement vrai). Mais les impacts de l’infobésité liés à l’email ne sont pas anecdotiques. Ils ont un réel coût, à la fois sur l’individu et sur l’organisation, aussi bien dans la sphère professionnelle que personnelle.
C’est à travers ces 2 prismes : les surcharges informationnelles et conversationnelles que l’email nous coûte le plus :
1. Surcharge informationnelle : L’infobésité est un gouffre à productivité côté pro
L’augmentation de la charge informationnelle dans les boîtes mail qui débordent entraîne mécaniquement un accès et un partage de l’information beaucoup moins efficace (qu’en utilisant des outils collaboratifs par exemple).
En effet, le risque de garder vos 1298 e-mails dans votre boîte de réception (je vous vois !), c’est de noyer les informations importantes du reste et de rendre la gestion de l’information difficile pour vous et vos collègues.
A l’inverse, classer méthodiquement vos emails dans vos jolis petits dossiers peut être satisfaisant, mais non seulement cela vous fait perdre 67h par an, mais allonge le temps de récupération d’une info**.
Il existe des méthodes redoutables de gestion d’emails qui permettent d’éviter cela. (A l’heure où j’écris ces lignes, j’ai au total 6 emails dans ma boîte de réception et AUCUN dossier de classement 😎).
Votre boîte mail étant constamment ouverte, le monde entier peut décider de solliciter votre attention en vous envoyant des courriers. Et cela pose un énorme problème car la réception d’un message (sans même parler de les consulter) constitue la source de distraction principale au boulot, selon les études ***.
Quand on sait qu’il nous faut en moyenne 64 secondes pour nous reconcentrer pleinement avec la réception d’un email, et qu’un cadre français en reçoit en moyenne 88 par jour … Gérer correctement sa boîte mail c’est gagner 1h30 par jour. Bim.
Un maître ninja m’a dit un jour :
A l’ère du numérique tout s’accélère, mais rien ne va plus vite …
C’est ainsi qu’au lieu de nous faire gagner du temps en fluidifiant les communications, l’email nous en fait perdre en encombrant nos canaux avec son infobésité (un peu comme les bouchons sur l’autoroute…).
Les moyens de communication d’hier ne sont plus adaptés au contexte de collaboration d’aujourd’hui. Utiliser les mauvais outils pour stocker, gérer et partager de l’information représente également un coût énorme pour l’organisation (un peu comme conduire une voiture sur des rails de TGV … 🤨).
Mais tenez-vous bien car ce n’est même pas le pire…
2. Surcharge conversationnelle : l’infobésité est une charge mentale côté perso
On l’a vu, l’e-mail facilite la communication et ainsi favorise l’augmentation des sollicitations de la part des collègues, membres de la famille, amis avec une exigence de disponibilité immédiate (ou du moins c’est ce dont on a l’impression…).
Le volume de notifications augmentant, on ne sait plus où donner de la tête. Les e-mails non lus dans la boîte de réception ou les notifications dans Teams/Slack sont autant de sujets ouverts qui, sans système de gestion de l’information digitale, peuvent vite nous paralyser.
Cette charge croissante du volume d’information produite entraîne à la fois un accroissement du stress et une perte de sens (cocktail parfait pour un joli burn-out en bonne et due forme). Eh bien ce cocktail a un nom, les chercheurs l’appel le bloody mary le syndrome de débordement cognitif. *
Supposés fluidifier la diffusion de l’information et faciliter le processus décisionnel, les mails conduisent à la situation inverse par la surcharge communicationnelle et informationnelle qu’ils engendrent. Si bien qu’ils impactent les collaborateurs au-delà des heures travaillées (et ça, c’est chaud…). Selon une récente étude** réalisée par la plateforme Asana auprès de plus de 10 000 personnes :
- Les e-mails sont la cause principale de l’allongement des heures de travail
- 77% des travailleurs à distance consultent fréquemment leurs mails avant de commencer leur journée de travail.
Si les e-mails se contentaient de nous faire perdre du temps dans notre vie professionnelle, ce serait acceptable (encore que…). Nombreux sont les parasites à notre productivité au bureau (réunions, collègues, réunions, recherche d’information, réunions, reporting, réunions…), mais ceux-ci se cantonnent (plus ou moins) à la vie pro. Les e-mails eux, en ceci qu’ils contribuent au syndrome de débordement cognitif, font peser leur poids sur notre mental hors des murs de l’entreprise. Et ça, c’est carton rouge !
3. L’impact carbone de l’infobésité
Et pour couronner le tout, en plus d’être une catastrophe individuelle et collective (n’ayons pas peur des mots) c’est également une catastrophe écologique.
Un e-mail de 1Mo génère 19 grammes de CO2 (lié stockage des données dans les datacenters). Une entreprise de 100 personnes générerait ainsi en moyenne chaque année 13,6 tonnes de CO2, soit 14 aller-retours Paris-New York selon l’agence de la transition énergétique*****
Bon, sur le sujet les chiffres varient du simple au centuple selon les méthodes de calculs utilisées. Il est également bon de rappeler que l’immense majorité des émissions sont liées à la fabrication des appareils. Qu’on se le dise, supprimer quelques mails ne compensera jamais l’achat compulsif de votre dernier iPhone. Mais vous pourrez dire à vos collègues que vous ne répondrez plus à leurs messages inutiles pour lutter contre l’infobésité et sauver les ours blancs.
Conclusion :
L’adoption de nouveaux modes de travail reflète bien la période actuelle. Une période de remise en question des anciens modèles. Nous sommes entrés dans une nouvelle ère. Les limites des systèmes issus de la révolution industrielle se font de plus en plus évidentes.
Si nous utilisions les chevaux pour nous déplacer il y a quelque temps, nous avons su adopter de nouveaux outils pour être plus efficace. Nouveaux outils qui atteignent également leurs limites aujourd’hui.
Il en va de même pour la communication et la collaboration, pour lesquels des systèmes dépassés ont des répercussions tangibles. Acceptons les limites de nos anciens modèles et faisons-les évoluer.
Prenons conscience qu’il existe de meilleures alternatives, plus logiques, plus adaptées à nos ressources mentales, à nos besoins de flexibilité, de collaboration, de gain de temps, d’équilibre personnel… Ce nouveau monde, constituera le fil conducteur des prochains articles.
En ce qui concerne les emails, je vous propose la méthode Digital Ninja pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception !
Sources :
*Jérôme Denis, Houssem Assadi. Les usages de l’e-mail en entreprise. Efficacité dans le travail ou surcharge informationnelle ? Kessous, E. et Metzger, J.-L. Le travail avec les technologies de l’information, Hermes, pp.135-155, 2005.
** Asana, Anatomy of work index – 2021
**** The state of your inbox in 2021: email burnout and browsing in bed – Superhuman
***** La face cachée du numérique, ADEME 2019
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![Accomplir ses tâches avec Microsoft To-Do et la méthode [COPA 4/4 ]](https://images.unsplash.com/photo-1504805572947-34fad45aed93?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=M3wxMTc3M3wwfDF8c2VhcmNofDl8fGRvJTIwaXR8ZW58MHx8fHwxNzM0MzcyOTg1fDA&ixlib=rb-4.0.3&q=80&w=600)
