L'art de planifier ses tâches

Entre les réunions, les différents projets, les interruptions incessantes, et notre tendance naturelle à la procrastination, mener à bien des projets relève presque du miracle.

Si vous êtes arrivé jusque là, vous devriez déjà y voir bien plus clair dans votre environnement digital. En ayant :

1. Capturer toutes vos tâches en un seul endroit
2. Organiser ces tâches en différents projets et Prioriser en fonction de leur importance,

Vous devriez avoir une bonne idée de vos différentes priorités.

On parle aujourd’hui de la 3e étape de la méthode COPA : Planifier ses tâches.
👉 Pour passer directement à la pratique, allez directement à la partie 3) Place à la pratique avec Microsoft To-Do

L’enjeu de l’étape de planification, c’est de dégager du temps pour ces priorités.

On se servira évidemment de l’outil central dans tout système de productivité : l’agenda.

Planifier des créneaux pour réaliser ses tâches, c’est se donner rendez-vous avez soi même. Alors comme pour tout rendez-vous, ayez une vision claire de l’objectif, respectez vos engagements, venez à l’heure, et brossez vous les dents.

Au programme d’aujourd’hui :

1) Pourquoi planifier ses tâches,
2) Quelles critères prendre en compte
3) Comment le faire plus efficacement avec les outils Microsoft

1) Pourquoi planifier ses tâches

Planifier ses tâches pour être plus productif

Il y a au moins 2 raisons pour lesquels il est impératif de planifier ses tâches dans notre environnement digitalisé :

1. S’assurer de garder le contrôle sur nos échéances et engagements.
2. Protéger notre temps de concentration pour les tâches importantes pour avancer ce qui importe réellement.

Augmenter le taux de réussite de nos projets

Si vous en doutiez, imputer des échéances à des tâches améliore la productivité (il est également intéressant de noté que selon cette étude, les échéances imposées par des facteurs externes ont nettement plus d’impact sur la productivité) (1). Sous-traiter le recensement de ces différentes échéances (à un agenda par exemple), en plus de d’améliorer la productivité, réduit également la charge mentale.

J’ai également pu remarquer (mais pas trouver d’études pour le prouver), que la division d’un projet en plusieurs parties avec chacune une échéance augmente drastiquement le taux de réussite de celui-ci.

👉 Donc pour ne pas rater les échéances, augmenter notre taux de réussite et ne pas avoir à s’encombrer à s’en souvenir :

→ On planifie !

Combattre les distractions et le multitâches

Mais ce n’est pas tout. Planifier, non pas les échéances, mais le moment ou l’on exécute nos tâches importantes est un game changer.

En effet, comme le relève Cal Newport (2), il existe un paradoxe au sein de l’entreprise moderne :

le travaille en profondeur (deep work) est celui qui créé le plus de valeur et c’est pourtant l’interaction continue qui est encouragée (au détriment du travail en profondeur).

Les deux étant évidemment incompatibles, planifier des plages horaires de concentration est indispensable pour créer de la valeur.

Quand on sait qu’on se fait interrompre en moyenne une centaine de fois par jour et que chaque notif, sans même la consulter, nous demande 64 secondes de reconcentration en moyenne (sans parlez de celles que vous ouvrez…) (3), il apparaît plus clair qu’il faut se protéger du temps de ces interruptions.

Prévoir un créneau de concentration pour une tâche spécifique permet aussi de réduire le multitasking.

Parce que oui, si vous en doutiez encore, changer régulièrement d’une tâche à l’autre nous faire perdre en moyenne 40% de notre productivité (4)

👉 Donc pour travailler efficacement en évitant les distractions et le multitasking

→ On planifie !

Réduire l’effet Parkinson

Et pour finir de vous convaincre, je citerai Cyruth North Parkinson éminent universitaire auteur de “La loi de Parkinson” selon laquelle :

“Le travail s’étend de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement“

👉 Donc, pour optimiser la gestion de notre temps pour la réalisation de tâche…

→ ON PLANIFIE !!!

Planifier ses tâches pour préserver notre santé mentale

Le sentiment de crouler sous les tâches, que tout est une urgence est un facteur majeur dans l’accumulation de la charge mentale liée au travail. Les études sont formelles, l’impact du monde du travail sur la santé mentale croît à une vitesse affolante.

76% des répondants ont déclaré avoir ressenti au moins un symptôme d’un trouble de santé mentale dû au travail au cours de l’année écoulée (contre 59% en 2019) (**1)**.

Et notre façon d’utiliser les outils numériques n’y est pas pour rien.

Le système COPA d’une manière générale, et l’étape de planification particulièrement, aide à y voir plus clair en organisant ce chaos digital.

En sous-traitant le besoin de “se rappeler”, on libère de la bande passante mentale pour les choses importantes. En reportant nos tâches dans notre calendrier, une vision globale de notre charge de travail et des différentes échéances permet d’optimiser la gestion de notre temps. Réduisant ainsi le stress et la charge mentale.

Et entre nous, démarrer une journée en sachant exactement à quelles tâches vous allez vous atteler, cela veut aussi dire être OK avec toutes celles que vous n’allez pas faire. Et ça, ça change la vie.

2) Comment planifier ses tâches efficacement

La vie est injuste, mais il y a bien un domaine dans lequel nous sommes tous égaux : le temps. Les études sont formelles : on a tous 24h dans une journée. En enlevant les prérequis biologiques que sont le sommeil, la nourriture et les relations sociales, on s’en tire avec une dizaine d’heures dans la journée pour faire en sorte que notre vie avance dans la bonne direction. Si je vous laisse le soin de définir ce que cela vous dire pour vous, je vous incite fortement à vous poser la question.

Constituer des blocs de temps

On a centraliser toutes nos tâches, on les a organiser par projet, on les a trier en fonction de leur priorité et donné une durée. Vient maintenant le moment solennel de faire un pacte avec vous même et de déterminer quand ces tâches vont elles être réalisées. Au milieu du chaos de nos vies et du chaos numérique, il n’est pas aisé de s’astreindre à nos engagements, en particuliers envers nous-même.

Une méthode permet cependant d’optimiser drastiquement la manière dont on planifie et exécute nos tâches. J’ai nommé :

“Le Timeblocking” (ou bloc de temps in french)

Si votre To-Do et votre Calendrier avaient un enfant ensemble, ce serait un bloc de temps.

Cette technique, utilisée entre autre par Elon Musk et Benjamin Franklin (6), consiste à décomposer votre emploi du temps en blocs de 30 minutes à 2h et d’affecter à chacun de ces blocs une tâche spécifique à réaliser. Selon le même principe, il faut également regrouper les tâches similaires au sein du même bloc de temps pour profiter de la synergie.

Un peu comme quelqu’un qui irait faire ses courses au supermarché. Si vous avez 10 articles sur votre liste, vous n’allez pas faire des allers-retours dans les allées pour trouver vos produits. Vous aller prendre tous les fruits et légumes au rayon fruits et légumes etc.

Cela oblige a rationaliser le temps que l’on passe sur une tâche donnée, empêche les distractions et permet de supprimer la perte de productivité liée aux changements de tâche.

Comment constituer ces blocs ?

Nous avons vue dans le module précédent différentes manières de prioriser vos tâches. C’est le résultat de cette étape qui doit nous servir à les planifier.

Voici les critères qui déterminent la planification de mes tâches dans la semaine :

a. Les contraintes extérieures :

Certaines choses ne dépendent pas de vous et ne sont pas modulables dans votre calendrier. Assurez-vous que ces contraintes apparaissent bien de manière à pouvoir agencer le reste autour.

Exemple : les réunions, aller chercher les enfants à l’école, l’échéance pour laquelle il faut rendre l’appel d’offre …

b. La priorité :

Le résultat des méthodes utilisées dans l’étape 3) Prioriser, doivent permettre d’identifier les tâches à planifier en priorité. Vos priorités sont par définition ce qui doit être positionné en premier dans votre calendrier. On commence par les priorités “vitales” qui peuvent impacter directement votre job, la réussite d’un projet, ou le fait que vous puissiez payer votre loyer. Et on passe au reste en tenant compte de l’ordre de vos priorités.

c. La taille

En assignant une taille à une tâche (S, M, L, XL) par exemple, ou même sa durée prévisionnelle en minutes (10’, 15’, 120’…) on peut planifier sa journée beaucoup plus efficacement. En prévoyant un bloc de 2 heures par exemple vos savez exactement avec quoi vous pourrez le remplir.

Nous sommes naturellement peu doués pour estimer des durées. Aussi il peut être intéressant de se chronométrer sur des tâches récurrentes pour pouvoir estimer notre charge avec plus de précision.

Exemple :

Matin : Je prends une tâche 120’ entre 10h et 12h.

Aprèm : J’ai 30 minutes entre 2 meetings, je prends 2 tâches 30’ (ou une 15’ et un café ☕️)

d. Le niveau d’énergie nécessaire

Toutes les tâches ne demandent pas le même niveau d’implication cognitive. Bosser sur une proposition commerciale qui pourrait vous rapporter gros, et répondre à Jeannette vos disponibilités pour l’organisation d’un afterwork ne requiert pas exactement le même niveau d’énergie.

Et notre niveau d’énergie varie en fonction de la journée. A priori pour la plupart des gens il serait plus facile de se concentrer le matin, et très difficile après le déjeuner. En associant un niveau d’énergie (low, mid, high par exemple) on peut organiser notre calendrier en fonction de nos capacités biologiques, et non pas l’inverse.

Exemple :

Je sais que le matin, j’ai du jus, j’arrive facilement à activer le mode machine. Après manger, c’est souvent compliqué c’est plutôt le mode sieste et ça repart vers 16h.

10h-12h : Plancher sur la proposition commerciale pour mon client X (high)

14h-14h30 : traiter mes mails (Low)

16h - 17h : revoir et ajuster le planning de mon projet Y (mid)

Ce principe est assez lié à la méthode “Eat the Frog” de Brian Tracy (5), qui consiste à identifier une tâche difficile (the frog) et à la réaliser en première le matin (eat), laissant le reste de la journée en se sentant plus productif et léger. 🐸

DE GRÂCE, ne passer pas une heure à déplacer des mails quand vous pourriez déplacer des montagnes.

e. Le lieu

Une des grandes révolutions liée au digital est la flexibilité du lieu depuis lequel on peut travailler. En tant que freelance je profite à fond de cet avantage en travaillant de beaucoup d’endroits différents.

Je boss grosso modo de 3 types d’endroits différents, chacun avec des spécificités qui lui sont propres. Pourquoi ne pas mettre ces spécificités au service de ma productivité.

Chez moi : j’ai un super double écran, une bonne chaise, personne pour me déranger (à part mon chat)

→ Je planifie mes blocs de temps de concentration intense, ou le travail nécessitant 2 écrans (travail graphique ou création d’automation par exemple)

Au bureau : Double écran aussi, beaucoup de collègues, des salles de réunion très bien équipée → je prévois mes blocs de travail collaboratif, ou réunion avec mes collègues.

En mode “coin de table” (bar, café, hôtel…) : pas de matériel spécifique, des plages horaires assez entrecoupées, mais qui me donne une bonne énergie.

→ Bloc de travail pour les tâches qui nécessitent peu de concentration (répondre aux mails, prendre des billets de train, faire ma compta, faire ma review…)

Le train : Là, un seul écran, mais aucune distraction et aucun moyen de s’échapper et une durée établie. Ayant de gros problèmes de concentration, le train est pour moi un lieu de haute productivité.

→ Pour moi voyage en train = écriture !

3) Place à la pratique avec Microsoft To-Do

Un des enjeux de cette méthode est de réduire au maximum la friction que peuvent engendrer les outils digitaux.

Et un facteur qui réduit considérablement la friction, c’est d’avoir des outils qui “parlent entre eux”. Autrement dit, l’énorme avantage de travailler avec une suite collaborative, c’est l’intégration de ses différentes briques. Ici, vos tâches et votre agenda s’intègrent par défaut et vous permettent, d’un simple glisser-déposer, de créer les blocs de temps avec vos tâches, et tous les détails qu’elles contiennent.

Tous les vendredis, je fais ce petit rituel de planification de ma semaine à venir. Mes tâches étant déjà centraliser, organiser, je mets à jour les tâches “importantes” et me concentre sur celles-ci en priorité.

Comme vous pouvez le voir, j’ai déjà ajouté les tags # pour les durées et les niveaux d’énergie pour chaque tâche importante.

Certaines tâches on déjà des échéances, pour les autres je rajoute une échéance sur la semaine prochaine.

Je parcours toutes mes tâches marquées comme Importantes lors de l’étape précédente et j’assigne des échéances.

Rappel : Assigner une échéance à une tâche la fera apparaître dans notre calendrier. Pour une tâche que je dois faire la semaine prochaine, je peux assigner vendredi prochain comme échéance pour l’avoir en visu.

Une fois toutes mes tâches planifiées, j’ouvre mon calendrier Outlook. Et là, la magie opère.

Pour l'ancienne version d'Outlook :
Dans le menu Affichage > Liste des tâches > Normal

Et TADAAMM

Vos tâches apparaissent dans votre calendrier Outlook aux échéances que vous avez définies dans To-Do.

La nouvelle version d'Outlook (New Outlook) fonctionne un peu différemment: il faut ouvrir le panneau To-Do directement intégré en haut à droite

Tout ce qu’il vous reste à faire c’est faire un glisser déposer des tâches sur les créneaux de votre calendrier en fonction des critères cités plus haut et des réunions déjà présentes dans votre agenda.

Et voilà. Votre semaine est planifiée en tenant compte de tous les critères de priorisation et de planification.

Une dernière astuce pour avoir un meilleure visu sur votre semaine : utiliser des codes couleurs pour le type d’évènement dans votre calendrier.

Personnellement j’utilise :

Rouge : Tâche à faire, concentration
Bleu : réunion
Violet : réunion à préparer
Jaune : Perso
Vert : Déplacement

A faire :

✅ Ajouter les # pour les durées et énergie sur vos tâches importantes

✅ Toujours dans les tâches importantes, assigner une échéance pour chacune d’elles

✅ Dans le calendrier Outlook, changer l’affichage des tâches en “Normal” ou identifier le panneau To-Do

✅ Glisser déposer les tâches pour réserver des créneaux de concentration

Dans le prochain article, nos verrons dans 4) Accomplir, différentes techniques pour optimiser sa productivité et accomplir ses tâches plus efficacement.

Si vous êtes arrivés jusqu'ici, vous avez gagné un appel gratuit de 30 minutes avec moi pour échanger sur vos problématiques

Sources :

(1) Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment. Psychological Science.

(2) Cal Newport - Deep Work - 2017

(3) ACKSON, T., DAWSON, R., WILSON, D., 2002. Case study: evaluating the effect of email interruptions within the workplace

(4) American Psychological Association, March 20, 2006

(5) Avalez le crapaud - Brian Tracy, 2018

(6) Why Highly Productive People Use 'Time Blocking' (forbes.com)

(7) Timeblocking - Wikipedia

(8) Loi de Parkinson — Wikipédia

(9) Oakhill, J., & Davies, A. (1991). The effects of test expectancy on quality of note taking and recall of text at different times of day. British Journal of Psychology.