Le guide ultime de la réunion efficace

Savez-vous qu’un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunion ? Et que la plupart de ces 16 ans ne sont clairement pas des réunions productives ...

Ce chiffre semble énorme, mais quand on y réfléchit bien, on passe beaucoup de temps en réunion, et ce, quel que soit le type d’entreprises. En moyenne, en France, un cadre participe à 3 ou 4 réunions par semaine. Or, si les réunions sont pleinement intégrées à notre vie professionnelle, leur utilité est souvent controversée par les participants.

Selon une étude de l’Isop, 35% des cadres jugent que moins d’une réunion sur quatre est efficace.

Et pourtant, les réunions continuent de se multiplier dans notre quotidien. Alors, pourquoi nous entêtons nous à multiplier les réunions ? Souffrons nous de réunionite aiguë ou bien ces réunions sont-elles finalement nécessaires au développement des entreprises ? Digital Ninja a enquêté afin d’élucider le mystère.

Comment se déroulent les réunions dans les entreprises ?

Réunionite aiguë, n.f. FAMILIER : Manie de faire des réunions.

Les réunions font partie du quotidien de toutes les entreprises. Sur le principe, la réunion part d’une bonne intention. Son but est généralement de faire avancer un projet, de trouver une solution à une problématique.

Cela permet de favoriser les échanges, d’impliquer les collaborateurs, de favoriser la cohésion d’équipe et d’évoluer ensemble vers un objectif commun.

Or, vous en avez probablement déjà fait l’expérience, dans la pratique ce n’est pas toujours ainsi que cela se passe… Entre les réunions qui ont du mal à démarrer, qui s’éparpillent, les avis qui divergent, les participants passifs ou au contraire ceux qui ont tendance à monopoliser la parole, il arrive souvent de sortir d’une réunion et d’en être toujours au même point, voire pire, de ressentir de la confusion et de se sentir perdu…

Fun fact : 1 cadre sur 3 avoue s’être déjà assoupi en réunion.

De plus, enchaîner les réunions impacte votre productivité. En passant sans cesse d’un sujet à l’autre, la concentration est plus difficile et demande du temps et de l’énergie.

Pire, des réunions trop nombreuses et inefficaces font perdre de l’argent à votre entreprise ! D’après une étude de l’ISOP, si dans une entreprise de 200 salariés, chacun passe 2h par semaine en réunion, le coût pour l’entreprise à la fin de l’année s’élèverait à plus d’1 million d’euros !

En lisant cela, vous êtes en train de vous dire “STOP, il faut absolument arrêter les réunions ! Vous n’avez pas tout à fait tort, mais vous allez voir, dans les faits, ce n’est pas si simple, même si notre ninja à trouver des solutions efficaces pour y remédier.

Les réunions sont-elles vraiment utiles ?

Comme moi, et encore plus maintenant, vous vous êtes sûrement déjà posé LA question : et si on arrêtait de faire des réunions, que se passerait-il ? L’entreprise Microsoft a mené l’expérience au Japon pour mesurer l’impact qu’aurait une diminution significative des réunions.

Pendant un mois, les collaborateurs n’ont travaillé que 4 jours par semaine et la durée des réunions était limitée à 30 minutes. Résultat : la productivité a augmenté de 40% par rapport aux objectifs définis.

En réalité, limiter les réunions permet d’augmenter la productivité et de déplacer la communication vers des canaux asynchrones. On peut donc en déduire que des réunions plus courtes que la moyenne (entre 1h et 1h20) seraient plus efficaces et permettraient de perdre moins de temps.

La réunion n’est finalement pas le problème en soit, c’est plutôt la manière dont elle est organisée qui peut faire perdre du temps et de la pertinence.

Est-il possible de rendre ses réunions plus productives ?

Il existe de nombreuses méthodes qui permettent de rendre les réunions plus productives, notamment des méthodes agiles de type SCRUM et la digitalisation des réunions avec des outils dédiés. Ces méthodes ont fait leurs preuves, mais ce qu’il faut savoir, selon les entreprises, des changements fondamentaux dans la culture de l’entreprise et dans l’organisation sont nécessaires, notamment en transformation digitale.

En effet, si par exemple les collaborateurs d’une entreprise passent les ⅔ de leur temps en réunion et qu’ils utilisent le dernier tiers pour répondre à des e-mails, trouver le temps de travailler et d’être productif est compliqué. Conséquence : des heures supplémentaires, du stress et de la frustration.

Un changement de paradigme est alors nécessaire, qui sera complété par des méthodes et des astuces pour améliorer la productivité des réunions.

Comment améliorer la productivité des réunions

Il est important de comprendre qu’une réunion n’est pas un bloc dans un agenda Outlook. C’est une fenêtre temporelle servant à utiliser le jus de cerveau de plusieurs participants pour en tirer un résultat. Et pour améliorer ce résultat, il est crucial de comprendre ses 3 phases:

⇒ Avant, la préparation. Pendant, la tenue. Après, le suivi.

1. Avant la réunion

S’interroger sur la nécessité d’une réunion

Avant de convoquer tout le monde en salle de réunion, et de consommez l’équivalent du PIB du Lichtenstein en taux horaire, demandez vous si cette réunion est bien nécessaire ou si elle peut être remplacée par une communication asynchrone, via un canal de chat, un échange via un outil de gestion de projet ou encore un e-mail par exemple. La réunion la plus productive est souvent celle qui n'a pas lieu.

🥷Astuce de Ninja : Pour faire passez une information, une courte vidéo de quelques minutes peut économiser une réunion inutile. Dans les conversations, Teams cliquez sur l’onglet pour enregistrer une courte vidéo.

Des réunions plus courtes

Commencez par réduire la durée des réunions. En moyenne une réunion dure entre 1h et 1h20, or le temps d’attention des participants dure environ 52 minutes. Pour avoir un niveau maximal d’attention pendant toute la réunion, optez pour une durée de 30 à 45 minutes. Une durée plus courte exige un niveau de concentration plus élevé et induit la volonté d’aller à l’essentiel. Des réunions plus courtes évitent de se disperser et de traiter un sujet particulier en restant focus dessus.

🥷Astuce de Ninja : Utilisez la fonctionnalité Outlook "écourter la durée de tous les évènements" pour garder 5 à 10 minutes entre les réunions.

Trier les invités sur le volet

Plus il y aura de monde dans une réunion, plus les risques de se disperser sont élevés. Faire des réunions en petit comité avec uniquement les personnes concernées ou les responsables d’équipe permet de gagner du temps et d’aller droit au but. Si d’autres personnes doivent être informées des décisions prises pendant la réunion, mettez à leur disposition un compte rendu et un replay dans lequel elles trouveront toutes les informations dont elles ont besoin pour faire avancer le projet.

Il y a une corrélation décroissante entre le nombre de participants à votre meeting et son taux de collaboration. Plus il y a de monde, moins on collabore.

Jeff Bezos impose à ses salariés la “règle des 2 pizzas” : le nombre de participants à une réunion ne doit pas dépasser la capacité de 8 parts de pizza.

Donc arrêter d’inviter la terre entière à vos réunions.

Un lien visio systématique :

Savez-vous que 52% des salariés trouvent que leurs collègues arrivent mieux préparés en visioconférence qu’en présentiel et 47% pensent que moins de temps est perdu au début des visios qu’en réunion en présentiel.

Outre les mobilités croissantes, le télétravail et les imprévus, créer un espace en ligne pour vos réunions permet non seulement a tous les participants de rejoindre la réunion, mais également avoir un endroit ou centraliser toutes les ressources de la réunion.

🥷 Activez l’option dans Outlook permettant d’intégrer un lien Teams par défaut lors de vos réunions

Soigner l’invitation

Votre invitation n’est rien de plus qu’une nouvelle sollicitation de l’attention de vos collègues noyée dans un océan d’information. Si vous voulez que quelqu'un assiste à votre réunion, vous devrez captiver son attention dans les premières secondes. L'invitation à la réunion doit répondre à certaines questions.

• Pourquoi devrais-je assister à votre réunion et vous consacrer mon temps ?
• Qu'est-ce que j'y gagne si j'y participe ?
• Quelle valeur puis-je apporter à la réunion ?

Pour cela il faut :

Le sujet : Un titre clair et concis

Le corps:

• Objectif : 3 phrases décrivant pourquoi vous requérez le précieux temps de vos collègues avec l’objectif et le résultat attendu.
• Agenda : liste de bullet point pour chaque sujet à évoquer avec le temps alloué et ce que l’on attend de chacune des personnes

🥷 Coéditer l’agenda avec l’aide des participants en utilisant la fonctionnalité collaborative des composants Loop dans un meeting Teams

Mettre du contenu à disposition en amont :

Si vous avez besoin que les participants examinent des ressources ou effectuent des tâches, incluez les dans l'invitation. Si vous mettez des liens vers des documents, assurez-vous que le lien soit partagé de manière appropriée afin que les lecteurs puissent y accéder.

Vous pouvez créer un bloc-notes partagé dans OneNote pour l'ordre du jour de la réunion et pour prendre des notes collaboratives. Les participants peuvent y accéder avant, pendant et après la réunion.

Pour compléter, utilisez un SharePoint / Teams pour stocker les documents liés à la réunion. Cela permet un accès facile aux participants et facilite le partage de fichiers pendant la réunion.

🥷 Ajouter vos documents comme onglet à la réunion Teams

2. Pendant votre meeting

En tant qu’organisateur, vous êtes le garant de la productivité de votre meeting. De plus , il est de votre devoir de respecter le temps de vos interlocuteurs.

Tenir l’agenda

Les destinataires de votre réunion, en lisant l’objet et l’agenda ont décider que passer une partie de leur journée sur les sujets mentionnés valait le coup.

En ne respectant pas l’ordre du jour, vous manquez de respect aux personnes qui investissent leur temps dans cette réunion. Tout le monde à mieux à faire. Assignez des durées aux différents points de l’agenda peut être un bon moyen

Si un sujet nécessite d’être creuser, notez vous d’échanger à un autre moment.

Une réunion productive est une réunion interactive :

Une réunion (hors réunion d’information) est destinée à additionner la somme des cerveaux des participants. Pour faciliter ces interactions, il vous faut rendre votre meeting le plus interactif possible.

D’une part en maîtrisant et incitant les participants à utiliser les fonctionnalités de bases de Teams. Partager une info dans le chat, activer les caméras, les réactions pour interagir avec la réunion…

Mais en poussant un peu le vice, il vous sera possible de réellement recueillir le jus de cerveau de vos participants, notamment en utilisant des outils intégrés comme le Whiteboard ou l’utilisation des sondages ou nuage de mots grâce à Forms directement intégré à Teams.

Centraliser les tâches issues de vos réunions :

Si votre meeting est productif, des actions devraient émergées. Il est indispensable de capter, centraliser et suivre ces actions. C’est littéralement ce qui fait la différence entre une réunion utile et inutile.

Pour centraliser ces tâches plusieurs options s’offrent à vous (et Excel n’en fait pas partie !) Pour une gestion des tâches aux petits oignons, plusieurs critères.

Centralisation : il faut une seule source de vérité. En dispersant votre gestion des tâches, vous ouvrez la porte au chaos.

Collaboration : Vous ne voulez pas devoir mettre a jour manuellement à chaque fois qu’une action est effectuée. Chaque partie prenante doit pouvoir mettre à jour lui même ses propres tâches.

Intégration : Le must, c’est d’opter pour une solution qui s’intègre aux autres outils utiliser quotidiennement. Quand une tâche est assignée à quelqu’un il faut idéalement qu’elle puisse se synchroniser avec sa To-Do

Grosso modo cela vous laisse 3 choix : OneNote, Planner et Loop.

Le choix de l’outil fera l’objet d’un prochain article. Mais si déjà vous pouvez centraliser les tâches de la réunion dans un de ces outils, ce sera très bien.

🥷Tips de ninja : finissez TOUJOURS votre réunion par les next steps dans les notes collaboratives Loop

3) Après votre meeting :

Une réunion est le point de départ (ou de suivi) d’idées, d’informations, de décisions et de tâches qui nécessitent d’être consolidées et suivies.

Pour cela, il est important à la fois d’arrêter ces composantes à travers un Compte rendu. J’utilise toujours le même template de compte rendu, sous le format IPDA pour Information, Décisions, Actions.

Je suis personnellement un grand fan de OneNote qui permet non seulement de récupérer en un clic les détails de votre réunion dans votre agenda (titre, participants, agenda ...), mais également de créer vos modèles de compte rendus à réutiliser à chaque réunion.

Ensuite, plus qu'a cliquer sur "partager" pour que le CR Onenote intègre un mail avec les participants automatiquement en destinataire.

Pour les réunions de suivi, d'équipes, optez pour Planner pour le suivi de vos tâches d'équipe. Une tâche assignée se synchronisera automatiquement avec la To-Do de la personne en question.

Je commence à tester Loop, je vous en dirais des nouvelles prochainement :).

D'une manière générale,

Ne les laisser pas vous envahir !

Rien de plus contreproductif qu’un agenda remplit de réunions du matin au soir. Ces fameux tunnels sont une véritable horreur pour le mental de chacun en bridant la productivité.

Quelques pistes pour éviter cela :

• Instaurer un jour sans réunion
• Choisissez un à deux jours pendant lesquels aucune réunion n’aura lieu. Ces jours correspondront à des périodes de productivité. Si cet objectif n’est pas réalisable dans l’immédiat, commencez par des demi-journées. #nomeetingfriday
• Éviter les réunions récurrentes, car ce sont elles qui remplissent nos calendriers et nous empêchent d’adopter le travail asynchrone
• Définissez les «heures de bureau» dans le calendrier d’Outlook. Il s’agit des moments pendant lesquels vous êtes joignable pour un échange rapide sur différents sujets. Cette mesure fonctionne de façon optimale lorsqu’elle est définie pour toute l’équipe ou à l’échelle du service.
• Utilisez les “périodes tampons”. Il s’agit d’une fonctionnalité qui vous permet d’avoir un écart d’au moins 5 minutes entre 2 réunions.

Pour rendre vos réunions encore plus productives, et découvrir pleins d’astuces, vous pouvez me suivre sur LinkedIn ou prendre rendez-vous directement dans mon agenda pour voir ce que Digital Ninja peut faire pour vous

Sources :

https://www.swisscom.ch/fr/b2bmag/new-way-of-working/trop-reunions-que-faire/

https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/chiffres-chocs-reunion

https://studyrama.com/pro/efficacite-professionnelle/efficacites-professionnelles/gerer-son-temps/un-cadre-passe-en-moyenne-16-annees-en-reunion-19905.html