Planifier ses tâches avec Microsoft To-Do et Outlook [COPA 3/4]

Entre les réunions, les différents projets, les interruptions incessantes, et notre tendance naturelle à la procrastination, mener à bien des projets relève presque du miracle.

Vous voici devant la 3e étape de la méthode COPA.
Si vous êtes arrivé jusque là, vous devriez déjà y voir bien plus clair dans votre environnement digital. En ayant :

1. Capturer toutes vos tâches en un seul endroit
2. Organiser ces tâches en différents projets et Prioriser en fonction de leur importance,

Vous devriez avoir une bonne idée de vos différentes priorités.

On parle aujourd’hui de la 3e étape de la méthode COPA : Planifier ses tâches.
👉 Pour passer directement à la pratique, allez directement à la partie 3) Place à la pratique avec Microsoft To-Do

L’enjeu de l’étape de planification, c’est de dégager du temps pour ces priorités.

J'ai écris un long article sur l'art de planifier ses tâches si cela vous intéresse.

On se servira évidemment de l’outil central dans tout système de productivité : l’agenda.

Planifier des créneaux pour réaliser ses tâches, c’est se donner rendez-vous avec soi même. Alors comme pour tout rendez-vous, ayez une vision claire de l’objectif, respectez vos engagements, venez à l’heure, et brossez vous les dents.

Place à la pratique avec Microsoft To-Do

Un des enjeux de cette méthode est de réduire au maximum la friction que peuvent engendrer les outils digitaux.

Et un facteur qui réduit considérablement la friction, c’est d’avoir des outils qui “parlent entre eux”. Autrement dit, l’énorme avantage de travailler avec une suite collaborative, c’est l’intégration de ses différentes briques. Ici, vos tâches et votre agenda s’intègrent par défaut et vous permettent, d’un simple glisser-déposer, de créer les blocs de temps avec vos tâches, et tous les détails qu’elles contiennent.

Tous les vendredis, je fais ce petit rituel de planification de ma semaine à venir. Mes tâches étant déjà centralisées, organisées, je mets à jour les tâches “importantes” et me concentre sur celles-ci en priorité.

Comme vous pouvez le voir, j’ai déjà ajouté les tags # pour les durées et les niveaux d’énergie pour chaque tâche importante.

Certaines tâches ont déjà des échéances, pour les autres je rajoute une échéance sur la semaine prochaine.

Je parcours toutes mes tâches marquées comme Importantes lors de l’étape précédente et j’assigne des échéances.

Rappel : Assigner une échéance à une tâche la fera apparaître dans notre calendrier. Pour une tâche que je dois faire la semaine prochaine, je peux assigner vendredi prochain comme échéance pour l’avoir en visu.

Une fois toutes mes tâches planifiées, j’ouvre mon calendrier Outlook. Et là, la magie opère.

Pour l'ancienne version d'Outlook :
Dans le menu Affichage > Liste des tâches > Normal

Et TADAAMM

Vos tâches apparaissent dans votre calendrier Outlook aux échéances que vous avez définies dans To-Do.

La nouvelle version d'Outlook (New Outlook) fonctionne un peu différemment: il faut ouvrir le panneau To-Do directement intégré en haut à droite

Tout ce qu’il vous reste à faire c’est faire un glisser déposer des tâches sur les créneaux de votre calendrier en fonction des critères cités plus haut et des réunions déjà présentes dans votre agenda.

Et voilà. Votre semaine est planifiée en tenant compte de tous les critères de priorisation et de planification.

Une dernière astuce pour avoir une meilleure visu sur votre semaine : utiliser des codes couleurs pour le type d’évènement dans votre calendrier.

Personnellement j’utilise :

Rouge : Tâche à faire, concentration
Bleu : réunion
Violet : réunion à préparer
Jaune : Perso
Vert : Déplacement

A faire :

✅ Parcourir vos tâches importantes, assigner une échéance pour chacune d’elles

✅ Dans le calendrier Outlook, changer l’affichage des tâches en “Normal” ou identifier le panneau To-Do

✅ Glisser déposer les tâches pour réserver des créneaux de concentration