Playbook : Automatiser son processus d’avant-vente avec un agent IA Microsoft Copilot

Vous passez encore vos soirées à rédiger des propositions commerciales et vos pauses déjeuner à relancer des prospects ? Grâce à Microsoft Copilot, et aux outils Microsoft 365, entre mon appel de découverte et l'envoi de ma proposition commerciale, ce sont en moyenne quelques minutes qui se passent.

Voici les étapes de mon process :

1️⃣ Générer des leads : Créer un agent pour les post linkedin

Pour automatiser (ou du moins faciliter) la création de contenus LinkedIn qui génèrent des leads, j'ai configuré un agent Copilot dédié à la publication sur Linkedin.

Créer un agent se résume à 2 tâches :

• Donner des instructions
• Brancher des sources de contenu.

La qualité de ces deux éléments déterminera 100% de la qualité des réponses de votre agent. 

Étape 1 : Décrire en détails l'objectif de votre agent

Je vais directement dans la partie "Configurer" où je renseigne la description (l'objectif) et les instructions pour mon agent.
Cette étape est cruciale et va déterminer la qualité de la production de votre agent. Aussi, j'utilise systématiquement Copilot pour m'aider à générer un prompt ultra complet et efficace à donner à mes agents.

Ex : 

" Je souhaite créer un agent IA pour m'assister dans la rédaction de posts linkedin dans le but de générer des leads pour mon activité de consultant en transformation digitale. 
Mes activités principales sont : XXX
Mes sujets de prédilection : XXX
Pose moi toutes les question nécessaire à l'élaboration d'un prompt d'expert en copywriting linkedin qui utilisera les meilleures techniques et frameworks pour maximiser le reach et la génération de lead" 

J'intègre ensuite mon mega prompt dans la partie "instructions"

Étape 2 : Ajouter des connaissances

Pour rendre le contenu encore plus pertinent, j'ajoute un lien vers mon site (ou d'autres sources de contenu).
De cette manière l'agent va pouvoir piocher dedans.

2️⃣ Faciliter la prise de rendez-vous

Lorsqu’un prospect vous contacte, vous pouvez lui envoyer un lien dans votre agenda avec Microsoft Bookings.

• Il choisit un créneau dans votre agenda en toute autonomie.
• La confirmation est automatique et synchronisée avec Outlook.

Cela évite les échanges d’emails chronophages et assure une prise de rendez-vous fluide.

3️⃣ Créer un agent pour préparer le call et créer la proposition commerciale

Etape 1 : Préparation du call de découverte

Je demande à ChatGPT de me générer un prompt pour mon agent Copilot :

Je cherche à générer un prompt pour mon agent IA Microsoft Copilot dont l'objectif est de :
1) Faciliter l'appel découverte en me donnant des infos sur mon prospect
2) Faciliter la création de propositions commerciales en se basant sur la conversation de l'appel découverte, les tarifs des propositions d'accompagnement précédentes et un template de proposition d'accompagnement. Pose moi toutes les questions nécessaires à la création de ce prompt dans microsoft copilot agent studio

Après avoir répondu à toutes ses questions, je crée un nouvel agent

Pour cela les première instructions à lui donner porteront sur les infos du prospect. Avant l’appel, Copilot peut vous aider à collecter des informations clés sur le prospect et son entreprise.

Voici quelques questions types à lui poser :

• Quelle est la taille de l’entreprise ?
• Quelles sont ses actualités récentes ?
• Quel est son secteur d’activité ?
• Quel est le parcours de l’interlocuteur ?

Cette préparation vous permet d’arriver au rendez-vous avec une bonne compréhension du contexte. En quelques secondes 😉

Etape 2 : Donner les consignes pour générer la proposition commerciale

Pour que mon agent puisse me générer une proposition commerciale j'ai besoin de

1) Un Template de proposition commerciale => Template PPT, Loop ou Word
2) La liste de mes services et mes prix => Anciennes propositions, catalogue de services
3) Les inputs de l'appel de découverte => CR automatiquement généré (cf étape suivante).

Toutes ses informations, dans mon cas, se trouve dans mon dossier Sales sur Sharepoint.

Je n'ai qu'à brancher mon Agent sur mon dossier et spécifier dans le prompt quel type de documents utiliser pour quel utilité.

4️⃣ Utiliser l'IA pour le compte rendu

Pendant l’échange sur Teams, j'active Copilot pour enregistrer et résumer l'échange :

• Démarrer le transcript
• Copilot génère automatiquement les notes
• Il peut me répondre à des questions en temps réel, par exemple :

« Quel est le poste de mon interlocuteur ? »

Cela vous libère de la prise de notes manuelle et vous permet de rester concentré sur la conversation.

Une fois l'appel terminé, je copie-colle le compte-rendu de Copilot directement dans la conversation

Mon prospect a ainsi un CR instantanément.

Je colle ensuite le CR dans la partie "Notes" de la réunion. De cette manière, je centralise tous les échanges avec mon prospect dans mon espace Loop, que je peux ensuite organiser par client.

5️⃣Générer la proposition commerciale

Je demande à mon agent "PreSales" de me générer une proposition commerciale à partir de

1) Le CR de la réunion
2) Un template de proposition commercial

Je copie colle le tout dans mon template PPT

Astuce : pour utiliser le template de votre entreprise, il faut que celui ci soit "compris" par copilot en le transformant en modèle. C'est un élément cruciale pour avoir un meilleur rendu que celui de ma vidéo.

6️⃣ Suivi dans Teams

Chaque proposition peut être stockée dans un dossier dans Teams en utilisant les métadonnées pour consigner :

• Les infos du prospect
• Le statut du dossier
• La date de relance
• ...

Vous pouvez ainsi suivre l’évolution de votre pipe commercial directement dans Teams et eventuellement automatiser le process de relance des prospect avec PowerAutomate (pour un prochain article si cela vous intéresse).

🚀 Résultat attendu

• Un processus plus fluide
• Une charge mentale réduite
• Une meilleure image professionnelle

📩 Conclusion

Ce type de mise en place est une première étape dans l'automatisation du processus. Il ne nécessite pas d'expertise technique poussée. Il s’agit surtout de clarifier votre processus, de bien structurer vos outils, et de tirer parti des capacités d’assistance de Copilot. C'est le premier jet de l'automatisation de ce processus, j'y reviendrai en exploitant d'autres fonctionnalité d'IA et d'automatisation.

Si vous souhaitez approfondir certains points ou partager vos retours, les commentaires sont ouverts !