Prioriser ses tâches avec Microsoft To-Do [ COPA 2/4 ]

Vous avez décidé de reprendre le contrôle sur le chaos numérique qui vous submerge ? Bravo, vous êtes au bon endroit avec cette méthode COPA.
J'espère que vous avez fait vos devoirs de la partie 1) Centraliser et 2) Organiser, parce qu'aujourd'hui on attaque la 2e partie de l'organisation des tâches : la priorisation.
C’est l’étape qui aura le plus grand impact sur votre charge mentale et sur la progression vers les choses importantes. Si vous avez suivi les 2 premières étapes (1) Centraliser et 2) Organiser, ) vous verrez que cette étape va se faire en un rien de temps. 

🤔 Pourquoi prioriser mes tâches ?

Je ne sais pas vous, mais le petit bruit réalisé par une tâche lorsqu’on la coche me donne toujours un petit frisson de satisfaction (je suis bizarre… ?).

Alors c’est très bien me direz vous, plus on entend ce petit “ding”, plus on réalise de tâches. Et bien ATTENTION à ce piège. Si tous les “dings” créent cet effet, toutes les tâches ne se valent pas. Le piège est de passer sa journée à cocher des tâches sans importance dans une quête de petits shots de dopamine. On arrive au bout de la journée en ayant l’illusion d’avoir charbonné, mais la réalité est que l’on a pas avancé d’un kopeck.

Réservez votre temps à ce qui a le plus d’impact !

Toutes les tâches ne se valent pas, loin de là. On a même, (comme le dit Cal Newport dans Deepwork) une tendance naturelle à procrastiner les tâches les plus importantes car ce sont elles qui demandent le plus d’effort cognitif. Or, ce sont précisément ces tâches qui, en général, nous font le plus avancer vers nos objectifs.

La solution → Prioriser.

Il existe une infinité de méthodes de priorisation des tâches. En tant que chef de projet (et obsédé des systèmes d’organisation 🫣) j’ai souvent dû rationaliser la manière de prioriser des tâches dans un projet. Pour les tâches perso, je fais un peu plus au feeling. Mais je garde en tête quelques critères clés qui viennent de ces 3 méthodes.

🧑‍✈️ 3 méthodes pour prioriser les tâches comme un chef de projets

1) La Matrice d’Eisenhower:

La matrice d'Eisenhower est THE méthode utilisée pour prioriser les tâches en gestion de projet. Elle consiste à classer toutes les tâches en quatre catégories en fonction de leur importance et de leur urgence.

A chacune des catégories correspond ensuite une action spécifique.

• Importante, urgente → réaliser en priorité
• Importante, non urgente → planifier
• Non importante, urgent → déléguer
• Non importante, non urgente → éliminer

Cette méthode s’intègre bien au système COPPA, particulièrement dans les environnements collaboratifs. On peut facilement identifier les tâches à déléguer et les priorités.

En revanche, sa limite réside dans le fait qu’elle ne tient pas en compte la notion d’impact. Une tâche peut-être importante et urgente mais à faible impact (ex : déclarer ses impôts 😬). J’ai personnellement dû me détacher de cette méthode lorsque la grande majorité de mes tâches étaient importantes et urgentes 😕

2) La méthode MoSCoW

Souvent utilisée dans la méthode Agile pour prioriser les fonctionnalités d’une application à développer. Elle a été inventée par Dai Klegg (2).  Elle divise également les tâches en 4 groupes :

Les MUST HAVE, SHOULD HAVE, COULD HAVE, WON’T HAVE. On parle initialement ici d’arbitrage sur des fonctionnalités que doit comporter une application, mais ce cadre est transposable pour des tâches à réaliser (ou non).

- Les Must have (doivent avoir) pour les fonctionnalités indispensables, ou les tâches non négociables. S’il ne devait en rester que quelques unes ce seraient celles là.

- Les Should have (devrait avoir) sont des tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée mais sont moins prioritaires que les Must Have

- Les Could have (pourrait avoir) sont elles optionnelles. Elles contribueraient à l’amélioration de l’application ou du projet, mais ne répondent pas directement à l’objectif attendu.

- Les Will not have sont des options qui un jour, peut-être, pourraient être intéressant d’adresser, mais en l’état, on peut s’en passer. On les garde pour d’éventuelles prochaines versions/évolutions, mais ne seront pas réalisées dans ce cadre.

J’aime cette approche, particulièrement dans les projets. Elle permet de garder le cap et ne pas s’éparpiller.

Pourquoi MOSCOW ? Parce que c’est plus simple à retenir que MSCW …

3) Le Travail à 10 000$ de l'heure

La 3e méthode (10k $ Work) pour prioriser les tâches est celle que propose Khe Hy (3). Elle est axée sur l’impact que vont avoir les tâches sur nos projets. Il propose un cadre pour identifier les activités à forte valeur ajoutée en les décrivant avec leurs potentiels bénéfices pour une heure de travail.

Faire 1 heure de 100$ Work rapporte 100$ …

Pour cela, il revoit la matrice d’Eisenhower et remplace les critères initiaux d’urgence et d’importance par 2 autres :

Le niveau de compétences requis pour réaliser la tâche, et l’impact qu’aura cette tâche une fois réalisée.

Le travail à 10 $/heure est celui qui ne fait pas avancer les choses, comme le piratage des cartes de crédit ou la gestion des e-mails. C'est un travail qui ne nécessite pas beaucoup de compétences a peu de levier. Il procure une sensation de productivité et de satisfaction immédiate, mais il n'a pas d'impact à long terme

Exemple: la gestion des mails

Le travail à 100 $/heure est celui qui rend le travail à 10 $/heure plus efficace. C'est un travail qui utilise des outils et des processus pour gagner du temps et de l'énergie. C'est un travail qui introduit un peu de levier, mais qui reste limité.

Exemple : Automatiser sa gestion d’e-mail

Le travail à 1 000 $/heure est celui qui requiert des compétences élevées et qui est très valorisé. C'est le travail d'un avocat ou d'un associé dans un cabinet de conseil. C'est un travail qui apporte de la valeur, mais qui manque de levier. Il dépend du temps et de l'effort investis, et il n'est pas facilement reproductible ou évolutif.

Exemple: Facturer 1 jour de prestation de service.

Le travail à 10 000 $/heure le travail à 10 000 $/heure est le travail qui utilise le levier pour multiplier les résultats et atteindre les objectifs à long terme. Ce levier peut être un outil, une personne, un système ou une idée qui amplifie l’impact de votre travail. Le travail à 10 000 $/heure est le travail qui vous rapproche de votre vision et de votre mission.

Exemple : Embaucher une personne, créer un produit …

De mon côté, j’essaie d’utiliser ce prisme de plus en plus, car il résonne pour moi. Je trouve que cette approche permet de prendre de la hauteur par rapport aux tâches quotidiennes et de se poser réellement la question de ce qui va nous faire avancer dans la bonne direction et nous épanoui le plus.

✅ Comment prioriser les tâches avec Microsoft To-Do

Maintenant que vous avez la théorie, passons à la pratique :

Comment on fait pour prioriser dans To-Do ?

Il y a 3 niveaux de priorisation que je vous conseille d’appliquer dans cet ordre :

1) La petite étoile ⭐️

A côté de chaque tâche figure une petite étoile. En cochant cette petite étoile, vous avez un premier niveau de distinction entre les tâches importantes et le reste. Elles apparaîtront automatiquement dans la liste “Tâches importantes”.

En fonction de vos critères. De ce que VOUS déterminez comme étant important, sélectionnez ces tâches qui doivent sortir du lot.

2) Ajouter à ma journée 🌞

Une fois vos tâches importantes sélectionnées, vous pouvez ajouter un niveau de distinction supplémentaire. En faisant clic droit > ajouter à ma journée, vous sélectionnez les tâches à réaliser AUJOURD’HUI.

De cette manière vous n’êtes ni perturbé ni submergé par toutes vos tâches à faire, mais pouvez vous concentrer sur l’essentiel.

3) Les tags #️⃣

Il existe un 3e moyen de “discriminer” des tâches. En ajoutant un # dans le titre de la tâche, vous pourrez facilement retrouver toutes les tâches avec le même tag.

Exemples: vous voulez utiliser le super modèle de Khe Hy en distinguant vos tâches 10, 100, 1000 ou 10k ? Vous n’avez qu’à ajouter un #10, #100 … Pour les retrouver selon votre classement.

Autre tag que j’utilise également, c’est la durée nécessaire en minutes de la tâche. Exemple: #20, #30, 40#, ou #S, #M, #L, #XL …

Cela permet également de choisir des tâches appropriées en fonction du temps que vous avez devant vous.

Un dernier très pratique : #enattente

De mon côté, voila comment je gère cela :

• Chaque semaine, je parcours toutes les tâches de ma to-do et supprime/marque comme importante.
• Chaque matin, je ne regarde QUE mes tâches importantes et en sélectionne 3 à faire aujourd’hui. Je les “ajoute à ma journée”

Je ne m’autorise pas à commencer d’autres tâches tant que celles-ci ne sont pas terminées (ou en attente).

✅ Actions:

✅ Parcourez chacune de vos listes de projet et domaine et marquez les tâches les plus importantes

✅ Allez dans la liste des tâches importante et UNIQUEMENT depuis cette liste, faites clic droit > Ajouter à ma journée pour les tâches que vous voulez réaliser aujourd’hui. Sélectionnez en 3.

✅ Trouvez les tags appropriés et ajouter les aux tâches correspondante.

Vous souhaitez vous faire accompagnez, vous ou votre équipe ? Réservez un créneau de 30 minutes avec moi en cliquant ici

Sources: 

(1) Cal Newport - Deep Work
(2) Dai Clegg et Barker, Richard, Case Method Fast-Track : A RAD Approach, Addison-Wesley, 9 novembre 2004, 207 p. (3) The magic of doing $10,000 per hour work | RadReads. https://radreads.co/10k-work/.